Konzept einer elektronischen Akte

Während jeder der bereits erläuterten Arbeitsschritte wird ein Dokument in elektronischer Form (Excel oder Word Datei) erstellt. Da es möglich ist, aus Excel heraus ein Word Dokument zu erstellen oder Word Dokumente auf den Inhalt von Excel Dateien zurückgreifen können, liegt es nahe, alle genannten Einzeltools zu einer einzigen „elektronische Akte“ zu verbinden.

Dies ist eine Excel Datei, in der alle Informationen, welche für jeden der 

beschriebenen Arbeitsschritte notwendig sind, gespeichert werden. Soll nun ein Anschreiben (Word Datei) erstellt werden, so werden die Angaben nicht in einem Word Tool hinterlegt, sondern in der Excel Datei. Die Logik für die Erstellung des Word Anschreibens ist dann nicht mehr in einem Word Tool, sondern in dem Excel Tool enthalten.

Somit können alle Arbeitsschritte bei der Erstellung einer Einkommensteuererklärung (von der Prüfung des Fragebogen und der Unterlagen bis hin zum Anschreiben zum geprüften Steuerbescheid) in dieser Datei abgebildet werden. Möchte man zu einem späteren Zeitpunkt den Steuerfall nachvollziehen, so muss man nur diese Datei öffnen und nicht die Akte aus dem Archiv holen. Da sowohl Preparer als auch Reviewer (ggf. auch weitere Personen) diese Tools nutzen können, sind alle Anmerkungen zum Steuerfall in der elektronischen Akte enthalten.