Cost Projection

Am Anfang der Berechnung der voraussichtlichen Kosten einer Entsendung (Cost Projection) steht die Erhebung der Mitarbeiter- (Assignee Details), Entsendungs- (Assignment Details) und Gehaltsdaten (Compensation Details). Alle relevanten Informationen können mittels Excel Fragebögen erhoben werden. Das Programm Microsoft Excel hat zum einen den Vorteil, dass dieses Programm auf fast jedem Unternehmensrechner vorhanden ist und zum anderen können den Excel Fragebögen nutzerfreundlichen Abfragemasken hinzugefügt werden, mit denen die Eingabe der Daten erleichtert und das Format der Eingabe (Datums-, Betrags- und Textfelder) vorgegeben werden kann. Dadurch wird erreicht, dass diese Informationen direkt automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Grundsätzlich müssen für eine „Cost Projection“ Daten von drei unterschiedlichen Stellen erhoben werden. Diese sind zum einen der Mitarbeiter, dann der Arbeitgeber des Heimatlandes und der Zukünftige Arbeitgeber des Einsatzlandes. Vom Mitarbeiter kommen alle Informationen zu seiner persönlichen Situation (Adressen, Familienstand, Kinder, Kontaktdetails etc.).

Der zuständige HR-Manager und/oder Fachvorgesetzte des Heimatlandes liefert Auskunft über die Gehaltsgruppe und den Status des Mitarbeiters. Der HR-Manager und/oder Fachvorgesetzte im Einsatzland erteilt Auskunft über die Position, Vergütung und eventuellen Extraleistungen, welche der zu entsendende Mitarbeiter auf seiner neuen Position erhalten soll. Die dafür entwickelten Erfassungsdateien werden anschließend ausgewertet. Eine manuelle Abfrage (zum Beispiel durch ein zeitaufwendiges Gespräch mit den oben genannten Personen) ist nicht mehr notwendig und in vielen Fällen gar nicht möglich. Die drei Formulare werden miteinander abgeglichen, damit abweichende Angaben erkannt und bearbeitet werden. Durch diesen Prozess wird die Datenerhebung standardisiert und die Daten sind von Anfang an in digitaler Form vorhanden und können sofort aus- und weiterverwertet werden.

Für die Entscheidung, ob eine Entsendung zustande kommt, ist es erforderlich, vorab zu prüfen, wie hoch die Gesamtkosten der Entsendung sein werden. Dieses Ergebnis kann dann für die Kosten/Nutzen-Analyse der möglichen Entsendung genutzt werden.
Dazu werden die erhobenen Daten sowie die Regeln der Entsendungsrichtlinie (Assignment Policy) des Unternehmens mittels einer individuellen Softwarelösung automatisch ausgewertet und die jeweiligen Gehaltsbestandteile (Compensation Package) und die entsendungsbedingten Zulagen (Allowances) berechnet. Das von mir entwickelte Softwaretool nutzt dabei automatisch z. B. die entsprechenden Umrechnungskurse oder den Kaufkraftausgleich (Hardship Allowances) der entsprechenden Länder um den Betrag zu berechnen, den das entsendende Unternehmen für den Mitarbeiter voraussichtlich kalkulieren muss