Datenerhebung (Data Gathering)

Die Erhebung der Daten steht an erster Stelle. Sie bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte, insbesondere die elektronische Weiterverarbeitung der Daten. Umso entscheidender ist es, dass gleich zu Beginn die Daten in bester Qualität erhoben werden. Um diese hohe Qualität zu erreichen, gilt es verständliche und unterstützende Eingabemöglichkeiten zu entwickeln. Dies kann besonders gut durch klar strukturierte Eingabemasken erreicht werden.
(Die Programme Microsoft Word und Excel enthalten die Möglichkeit, für die Datenerfassung eigene Eingabemasken zu gestalten, bevor die Daten in die eigentliche Programmoberfläche übertragen werden.)

Während der Dateneingabe wird der Nutzer sinnvoll durch die Masken geführt und erhält zu den einzelnen Themen unterstützende Texte oder Auswahloptionen, mit deren Hilfe die eingegebenen Informationen noch während der Eingabe direkt kontrolliert werden können. Beispielsweise können länderspezifische Regeln bei der Erfassung von Gehaltsbestandteile hinterlegt und bei der Erfassung berücksichtigt werden, so dass das Risiko einer Falscheingabe erheblich reduziert wird. Dem Nutzer wird explizit angezeigt, welche Angaben von ihm an welcher Stelle erwartet werden. Das Ergebnis sind konsistente und fehlerfrei erhobene Daten, was wiederum auch zu einer Minimierung der manuellen Nachbearbeitungszeit führt.

Sobald die Daten in dieser strukturierten Form erfasst sind, lassen sie sich für die nächsten Arbeitsschritte, wie z.B. der Erstellung einer Cost Projection oder eines Entsendungsvertrages verwenden. Um dies zeitminimierend durchzuführen, ist es notwendig, dass die Daten in elektronischer Form vorliegen. Dies kann sehr gut durch die Verwendung von Excel Dateien als Quelle der Datenerhebung umgesetzt werden. Diese Daten liefern dann auch die Grundlage für umfangreiche Analysen, Berichte und individuelle Reports.